Motioner till STSF’s Årsmöte den 27/3 2018.

Vad avser dessa motioner:
STSF’s hantering av finansiella resurser, redovisning av intäkter och kostnader samt bokföring och kassafunktionen.
 
Till vem dessa motioner:
(egentligen borde skickas till alla medlemmar)
Dessa motioner (förslag till förändringar) skall den ”motions”-ansvarige/ansvariga i god tid före Årsmötet informerar föreningens medlemmar om. Genom sluten eller öppen omröstning skall medlemmarna ta ställning till dessa och godkänna respektive förkasta dem.
 
Jag kan inte se i stadgarna (som är minst 20 år gamla och förlegade) vem som skall ta hand om motionerna. Av STSF’s ordförande L.Bengtsson har jag fått namnet Ivan Jonáš som är i valberedningen, tillsammans med Alena Joutsen.
Således skickar jag detta brev till dessa två i första hand och för information även till styrelsemedlemmar och revisorer.
 
Anledning till motioner (bakgrund):
STSF är registrerad hos Skattemyndigheten och Bolagsverket som ”Svensk ideell och demokratisk förening” Där ideell innebär att man utför arbete ideellt utan ersättning. Alltså arbetstid. (Andra kostnader t.ex. reseersättning, förfriskning i samband med mötet, ..kan man söka ersättning för). På Årsmötet kan medlemmarna rösta om styrelsemedlemmar, suppleanter och/eller revisorer skall få ersättning för sitt arbete och i vilken form. Idag finns inget sådant beslutat.
De i styrelsen kan inte besluta det själva!
 
Utan bidraget från Tjeckiska Utrikesdepartementet skulle STSF kunna klara sig. Dock endast med
- rätt hantering av pengar
- ej överdrivna utgifter
- ärliga kvitton
- transparent bokföring och i viss mån
- självt bekostade aktiviteter.
Pengarna från Utrikesdepartementet är till ALLA FÖRENINGENS MEDLEMMAR! Inte någon individ i styrelsen.
 
Man märker att det är samma människor i ledningstoppen i flera år som stöttar varandra.
Ordföranden uppträder ofta som snäll, givmild farbror och strör runtomkring sig pengarna. Bestämmer själv hur höga belopp det skall vara. Många kvitton är bara en papperslapp med belopp. Slarviga. Oläsbara. Utan specifikation vem/vilka har fått/förbrukat pengarna och varför. Kvittona kommer till kassören sent. Ibland en månad efter köpet. Kvitton som är en blandning av privata köp och köp till STSF. Med fel beräknade rabatter.
Viceordföranden har vid flera tillfällen skickat kvitton och fakturor direkt till ordföranden för att förbigå  kassören. Det har förekommit att ordföranden har själv registrerat och bokfört viceordförandens kostnader. Som en överraskning för kassören som har valts av Årsmötet. Inte av ordföranden eller viceordföranden. Det bör betraktas som ett grovt tjänstefel. Samtidigt kan jag förstå det. Av någon konstig anledning verkar ordföranden ha stor respekt för viceordföranden, på gränsen till rädsla.
 
I ansökan om pengar från Tjeckiska Republikens Utrikesdepartementet står det bl.a. under ”Syftet med sökandens aktiviteter” (Zaměření činnosti žadatele) 3.1. Försöka locka till sig nya, unga landsmän kommande från Tjeckien (OBS Slovakien nämns inte) som bosätter sig i Sverige i syfte att studera, arbeta och bilda familj. (Snaha přilákat nové mladé krajany přicházející z ČR a usazující se ve Švédsku za účelem studia, práce, založení rodiny.)
Med vettigare och stramare hantering av finansiella resursers kulle det bli pengar över till t.ex. ett sommarläger där barn/barnbarn skulle åtminstone lära sig ett antal tjeckiska ord, var ligger Tjeckien på kartan, vad är huvudstaden i Tjeckien och hur ser en Tjeckisk flagga ut. Eller någon diskotek för 8-14-åringar. Men VEM i ledningen bryr sig om sånt? Man slår sig i bröstet och säger ”vi har Picknick, vi har Mikuláš” Visst, av tradition. Men det är mindre och mindre unga besökande. Tack vare 68-talets emigranter och deras barnbarn kommer man idag upp till ca 65 personer totalt. Och vem brydde sig om barnen på Picknicken? Hur många år har kvar att leva dessa emigranter, gamlingar vars barnbarn kommer till Mikuláš och Picknick? Tio? Femton? Om föreningen skall kunna överleva måste yngre människor ta över.

Motion 1:
Redovisning och bokföring av STSF’s finansiella tillgångar och kostnader skall vara 100% transparent. Med det menas att varje STSF’s medlem skall när som helst, på begäran, kunna se  transaktioner på ”kvitto/postgiro” nivå. Rent praktiskt innebär det att kunna se kopior på kvitton och fakturor tillhörande en viss aktivitet.
 
Motion 2:
STSF skall anskaffa ett ”standard svensk bokföringssystem” som kan hanteras av en person (kassör) med måttlig ekonomisk utbildning. Bokföringen skall vara webb baserad. Kassörens arbete kommer att vara som detsamma som nu dock i ett annat, standard, transparent system.
 
Motion 3:
STSF skall anlita en bokförings byrå för att göra ”grovjobbet” dvs. registreringen och redovisningen. Bokföringsbyrå skall inte ha rättighet till och möjlighet att hantera föreningens konto. Kassören som kan ingå i styrelsen kommer att ha samma uppgifter och rättigheter som idag, dock endast ha ansvaret att bokföringsbyrån får alla fakturor och kvitton i tid och registrerar de. Slipper själva ”registrerings jobbet”. Detta alternativ kan i längden vara billigare än alt1.
 
Motion 4:
 Fakturor och utbetalningar av arvoden skall vara framställda och/eller påskrivna av  personen / företaget som levererar varor/tjänster.
Kvitton, köp av mat och kläder för STSF skall vara separata, inte hopblandade med privata köp. Dessutom skall på varje kvitto anges vilken aktivitet4 det handlar om och hur många personer. 
Ej så redovisade kvitton skall inte betalas ut / ersättas!
 
Motion 5:
Styrelsemedlemmar samt revisorer arbetar ideellt. Dock är det fullt rymligt att ersätta styrelsemedlemmarnas och revisorernas resekostnader, förfriskningar o.dyl. i samband med t.ex. möten. Det föreslås att Årsmötet beslutar om en fast ersättning á 120 SEK per tillfälle till styrelsemedlemmar och inbjudna gäster i samband med deras närvaro i de olika möten.